Registerkarte Allgemein

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Definition der Attribute einer Spalte

 

Beschreibung

In der Registerkarte Allgemein bestimmen Sie die Attribute einer Spalte, die die Darstellung und interne Struktur einer Spalte bestimmen.

 

Füllen Sie folgende Felder aus:

Spaltenname

     Tragen Sie hier die Spaltenbezeichnung ein, die später in der Listenansicht erscheinen soll.

Positionieren vor Spalte

Hier legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Spalten in sämtlichen Darstellungen, z.B. der Listenansicht erscheinen sollen. Sie können definieren, dass die Spalte am Anfang, am Ende oder vor eine bestimmten Spalte eingereiht wird.

Datentyp

Tragen Sie hier den Datentyp ein, den das Feld in Zukunft zu erwarten hat. Benutzen Sie bitte dazu die voreingestellten Datentypen, da dieser Eintrag wichtig für ein reibungsloses Funktionieren der Datenbank ist. Außerdem stehen Ihnen hier folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Wählen Sie einen Datentyp mit dem Zusatz Auswahl, so erscheint später unter dem Eingabefeld für die freie Texteingabe zusätzlich eine Auswahlliste mit allen in dem Feld bisher gemachten Einträgen.

Wenn Sie den Typ Anhang wählen, können später in dem Feld Dateien auf den Server geladen und anderen Anwendern zum Download bereitgestellt werden.

Wählen Sie hier den Datentyp Auswahlliste, so erscheint später eine Auswahlliste, deren Inhalt Sie im Bildschirm Auswahllisten bearbeiten frei definieren können.

Es stehen auch Auswahllisten mit Mehrfachselektion zur Verfügung.

Als vordefinierte Auswahlliste können Sie den Typ Projektberechtigte auswählen. Dann erscheint später eine Auswahlliste mit allen für das Projekt berechtigten Anwendern. An diesen Datentyp ist eine weitere besondere Eigenschaft geknüpft: Beim automatischen E-Mail-Senden kann als Empfänger das durch die Auswahl in dieser Liste gewählte Projektmitglied festgelegt werden.

Der Datentyp Verweisliste ermöglicht es, in diesem Feld eine Liste von Verweisen auf andere Einträge abzuspeichern. Damit kann der Zusammenhang von mehreren Einträgen auch projektübergreifend organisiert werden.

Vorbelegung

Hier können Sie bestimmen, ob bestimmte Felder beim Erfassen und Bearbeiten eine Vorbelegung erhalten sollen. Als Optionen stehen zur Verfügung:

Datum fest

Es wird automatisch das aktuelle Datum eingefügt. Das Datum ist danach nicht veränderbar.

Datum editierbar

Es wird automatisch das aktuelle Datum als Vorbelegung eingefügt. Das Datum ist aber editierbar.

User fest

Es wird automatisch der Name des aktuellen Anwenders eingefügt. Der Name ist nicht weiter bearbeitbar.

User editierbar

Es wird automatisch der Name des aktuellen Anwenders als Vorbelegung eingefügt. Der Name ist editierbar.

Firma/Mandant fest

Es wird automatisch der Name der Firma des jeweiligen Benutzers eingefügt. Der Name ist nicht weiter bearbeitbar.

Firma/Mandant editierbar

Es wird automatisch der Name der Firma des jeweiligen Benutzers als Vorbelegung eingefügt. Der Name ist editierbar.

Wert

Wenn Sie als Vorbelegung Wert wählen, so erscheint ein neues Eingabefeld "Wert" in dem Sie die Vorbelegung frei festlegen können - natürlich nur im Gültigkeitsbereich des gewählten Datentyps.

Ist der Datentyp eine Auswahlliste, so erscheinen entweder die Werte der Auswahlliste als Möglichkeiten für die Vorbelegung, oder, wenn die Auswahlliste noch nicht definiert ist, der Hinweis "Es sind noch keine Auswahlwerte für diese Spalte definiert worden." Nachdem die Auswahlliste definiert wurde stehen die Werte zur Verfügung.

 

Eingabe erforderlich

Hier können Sie bestimmen, ob bestimmte Felder Pflichtfelder sein sollen oder nicht. Wenn bei der Erfassung oder dem Statuswechsel eines Eintrags diese Felder nicht ausgefüllt werden, kann der Eintag nicht gespeichert werden. Dies gilt standardmäßig für alle hier auf erforderlich gesetzten Felder. Wurden hier Felder als erforderlich gekennzeichnet, können sie in der Ansicht Statuswechsel-Details für jeden Statuswechsel individuell als erforderlich oder für den Statuswechsel nicht erforderlich festgelegt werden.

Historie speichern

Markieren Sie hier die Check box, so wird bestimmt, dass über dieses Feld eine Änderungshistorie geführt werden soll. Diese Historie speichert alle Änderungen, die an dem Inhalt des bearbeiteten Feldes gemacht werden und ist über das Historie-Symbol bei dem Feld in der Listenansicht einzusehen.

Interne Länge

Hier kann die maximal mögliche interne Länge (Anzahl Zeichen) in der Datenbank festgelegt werden.

# darzustellende Zeichen

Hier kann die sichtbare Länge des Eingabefeldes (Anzahl Zeichen) in der Listenansicht festgelegt werden.

Feldbreite in Pixel

     Hier kann die Spaltenbreite in der Listenansicht in Anzahl Pixel definiert werden.

Statuszuordnung

Hier können Sie festlegen, welchem Status die Spalte zugeordnet werden soll. In erster Linie hat die Statuszuordnung einen optischen Effekt, da die betreffende Spalte in der jeweiligen Statusfarbe hinterlegt wird. Wird ein neue Spalte erzeugt und sind bereits andere Spalten vorhanden, wird die Statuszuordnung initial auf den Status der, im Moment des Erzeugens markierten, Spalte gesetzt. Ändern Sie nach dem Erzeugen der neuen Spalte die Spaltenzuordnung, hat dies nur eine Auswirkung auf die Farbe der Spalte. Schreibzugriff auf diese Spalte besteht noch immer ausschließlich in dem Status, der initial gesetzt wurde. Um den Zugriff auf eine Spalte zu ändern, müssen Sie Änderungen in den Workflowberechtigungen vornehmen.

Übernahme in Emailbetreff

Hier können Sie einstellen das der Feldwert der Spalte bei Emails aus in die Betreffzeile mit übernommen wird.

Standardmäßig wird kein Feldwert mit übernommen und die Option "keine Übernahme" ist ausgewählt. Um den Feldwert zu übernehmen wählen Sie die Option "Position 1". Sollen die Feldwerte mehrerer Spalten mit übernommen werden, können Sie durch die Positionsangabe bestimmen an welcher Position der Feldwert in der Betreffzeile eingefügt wird. Wählen Sie eine Position aus, die schon von einer Spalte belegt ist, so rutscht die alte Belegung eine Position nach unten.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Emailbetreffzeile nicht länger als 998 Zeichen des 7-Bit ASCII-Zeichensatzes enthalten darf. Darüber hinausgehende Zeichen werden abgeschnitten. Umlaute und Sonderzeichen müssen umkodiert werden und beanspruchen mehrere Zeichen des 7-Bit ASCII-Zeichensatzes. In den meisten Fällen können somit nicht mehr als ca. 900 Zeichen im Betreff gesendet werden. Da auch viele Mailprogramme nur bis ca. 255 Zeichen in der Betreffzeile darstellen, macht es keinen Sinn lange Textfelder in den Betreff zu übernehmen.

Email Import: Befüllen aus

Hier können Sie einstellen welche Bestandteile einer Email beim automatischen Emailimport in welches Feld in übernommen werden sollen. Folgende Bestandteile können zugeordnet werden:

Absender

Betreff

Text

CC

Datum

An (Empfänger)

Anhänge

Wird der Eintrag auf Basis einer XML-Datei erzeugt und ist in der XML-Datei ebenfalls das hier bearbeitete Feld definiert, so wird der Eintrag aus der XML-Datei befüllt.

Hinweis: Der automatische Import muss lizenziert sein. Ist dies nicht Fall, bleiben die hier gemachten Einstellungen wirkungslos.

Bitte vergleichen Sie die Hilfe zum automatischen Emailimport.

 

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