Workflow

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( Hauptmenü – Einstellungen – Projekt bearbeiten - Workflow )

Definition des Workflows

 

Beschreibung

In der Ansicht Workflow können die Status und die Statuswechsel des Workflows festgelegt werden.

Die Ansicht ist nur für Manager und Administratoren zugänglich.

 

Bearbeitete Objekte

Sie bearbeiten jeweils die Bezeichnung, Farbe und die Statuswechsel eines Status in dem gewählten Projekt. Wählen Sie dazu in der Grundselektion in der Auswahlliste das Projekt und in der Maskenselektion den Status aus, den Sie bearbeiten wollen.

 

Allgemeines zum Thema Workflow

Ein neuer Eintrag bekommt, wenn er in eingetragen wird, einen Status zugewiesen, zum Beispiel den Status "erfasst". Sobald ein Benutzer den Eintrag bearbeitet, wäre der Wechsel in einen Status "in Bearbeitung" ratsam, damit die anderen Benutzer wissen, dass dieser Eintrag schon bearbeitet wird. Alle Status und Statuswechsel ergeben zusammen den Workflow.

 

Initialstatus

In diesem Beispiel wäre der Status "erfasst" der "Initialstatus". Das ist der Status, der jedem Eintrag beim Anlegen zugewiesen wird. Der Initialstatus wird bei jedem Projekt automatisch angelegt. Sie können jeden Status als Initialstatus bestimmen, aber es kann immer nur ein Status der Initialstatus sein. Wählen Sie dazu in der Maskenselektion den gewünschten Status aus der Auswahlliste Initialstatus.

 

Neuen Status anlegen

Einen neuen Status legen Sie an, indem Sie in der Maskenselektion auf den Button neuen Status anlegen klicken und den neuen Status dann in den Registerkarten bearbeiten.

 

Status löschen

Sie können einen Status "löschen", indem Sie ihn in der Maskenselektion auswählen und dann im Aktionsbereich den Button löschen klicken.

Falls im betreffenden Status schon Datensätze vorhanden sind, werden diese auf den Initialstatus gesetzt.

 

Workflow-Visualisierung

Damit bei größeren Projekten mit vielen Status und Verzweigungen dieser Status der Überblick nicht verloren geht, können Sie sich eine graphische Darstellung des Workflows anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf den Button Workflow Visualisierung in der Maskenselektion.

 

Registerkarte Allgemein

In der Registerkarte Allgemein können Sie die Bezeichnung und die Farbe des Status bearbeiten.

 

Registerkarte Statuswechsel

In der Registerkarte Statuswechsel können Sie angeben, in welche Status von dem bearbeiteten Status gewechselt werden kann.

 

Registerkarte Schwellenstatus

In der Registerkarte Schwellenstatus können Sie angeben, welche Status untergeordnete Einträge erreicht haben müssen, damit in den bearbeiteten Status gewechselt werden kann.

 

Als Matrix

In der Ansicht Als Matrix können Sie die Statuswechsel bearbeiten.

 

Ansicht Statuswechseldetails

In der Ansicht Statuswechseldetails können Sie bestimmen, ob und an wen bei einem Statuswechsel eine automatische Email versendet werden soll und ob das Ausfüllen bestimmter Felder für den Statuswechsel erforderlich sein soll.